紙のメモは「情報の墓場」──ナレッジが生きる環境を整える、デジタル活用の第一歩
yoshida-r
皆さんの会社では、日々の業務の中で「紙のメモ」や「ホワイトボード」に頼っていませんか？
朝礼の内容、作業の申し送り、業務進捗連絡、トラブル報告――
これらが紙や口頭で交わされているとしたら、その情報は“社内の誰か一人の頭の中”にしか残っていません。
むしろ、少しでも残っていたら御の字です。
その情報は、基本的に時間とともに忘れられ、誰にも再利用されず、“失われていく”だけです。
紙のメモでは「社内の学び」が残らない
小さな気づきや改善のヒントが、紙のメモや一対一の会話の中にだけ留まってしまう
それが結局、同じミスや確認のやりとりといった非効率性を生み出します。
たとえばこんな状況、思い当たることはありませんか？
「昨日の作業報告を聞いていない」
「○○さんしか手順を知らないから、今日は作業が止まっている」
「ホワイトボードを消されてしまい、会議の内容がわからない」
これこそ、まさにナレッジが“共有されていない”状態です。
情報がどこにあるのか分からない
何をするにしても探す手間があり
さらには、仕事が誰かの記憶に依存している。
このような属人化・非効率の原因は、「ナレッジを蓄積・共有する仕組み」がないことにあります。
情報を「活かす」ために、ビジネスチャットという選択
こうした課題に対し、いま注目されているのが Microsoft Teams やSlacksといった「チャット型ナレッジ共有」です。
これらは、単なるチャットツールではありません。
部署ごとのチーム、プロジェクトごとのチャネルを作ることで、
- 業務のやりとりがすべて時系列で記録される
- 気づきや改善案のやりとりが「チャットに残る」
- 他の人も後から検索・参照できる
といった“組織的にナレッジを残す仕組み”が自然と生まれます。
さらに、冒頭でお伝えした失われていく組織のナレッジもこのような活用で「紙のメモ」から回収することができます
- 日々の作業進捗 → チャットで共有＆報告
- 申し送りやトラブル報告 → チャネルごとの投稿で蓄積
- 作業手順やマニュアル → WikiやWebNoteにまとめ
- 会議内容や議事録 → そのまま動画保管、文字起こし＆AI要約で検索を用意
このように、ビジネスチャットを軸にするで、「情報が散らばる」「一部の人しか知らない」といった問題を解消できます。
導入時のコツ：まずは「小さなチーム」から
とはいえ、いきなり全社導入はハードルが高いのも事実です。
そんなときは、まず 1つの部署だけ、1つの業務だけお試しでやってみましょう。
たとえば「営業日報だけ」といったルールを決め、１つの業務をビジネスチャットで習慣化するところから始めてみましょう。
絶対に最初は「これ、メールでよくない？」「紙のほうが早いよね」といった声が出るかもしれませんが、
情報が残り、他部署や後任者も確認できるメリットに気づけば、徐々に社内に浸透していきます。
「紙からの脱却」は“仕組みづくり”から始まる
紙をやめよう、というと「全部スキャンしてPDF化」など、単なる電子化をされることをよく聞きます。
しかし本当に大切なのは、**情報を“後から参照できるように整理して、関係する皆がスムーズに使えるようにする仕組み”**です。
ビジネスチャットなら、その土台がすでに整っています。
特別な開発やIT知識がなくてもすぐ始められます。
「もっと良くなる」を目指すなら、情報の扱いを見直すところから
社内で交わされている情報は、ただのやりとりではなく、“未来の資産”です。
それを残し、活かす環境があるかどうかで、企業の成長スピードは大きく変わります。
「紙のメモ」は一見手軽ですが、再利用も共有も難しく、気づけばまさに“情報の墓場”となっています。
これを機に、「情報を活かすためのデジタル化」への一歩を踏み出してみませんか？
「うちの会社でもできるか試してみたい」
「どこから着手したらいいのか分からない」
そんなときは、ぜひお気軽にご相談ください。
現場の業務内容に合わせて、無理なく始められる仕組みづくりをご提案いたします。
